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档案管理经验

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搞好档案管理工作的几点经验

  档案管理的重要性我想不必多谈了,凡是从事这项工作的同行,想必对此都会有很深的体会。今天,我做为一名档案管理人员,在多年工作实践中,单就如何搞好档案管理工作得到的一些粗浅见解,在此与大家交流一下。

一、把好公文拟制关

  公文拟制是档案工作的起点,把好公文拟制关,是做好档案管理工作的基础。把好公文拟制关,要围绕下面几个问题进行:

  1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等。

  2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件,但既不在规定的位置做出标识,也不在附件名称前标识出具体的序号,行文程序很混乱。

  3、公文主题词标注不准确,不利于检索查找。

  4、数字使用不规范。

  上述情况,严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此,站在做好档案管理工作的角度讲,要尽量将各种问题都解决在核稿阶段,以确保公文的高质量、高水平,从而确保档案的高质量、高水平。

二、做好公文的评估分类

  公文形成后,待文件涉及的事务处理完毕,文书人员即可以对公文的保存进行价值评估,根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理,在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出具有保存价值的文件进行归档。要做好该项工作,可以从以下几个方面进行:

  1、重视公文的规范化管理,加强档案部门对文件管理的超前控制,减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续,避免重复立卷,使文书工作流程科学化、合理化。

  2、务必要按照《办法》的要求,规范地、科学地办理好每一份文件,对每一份文件做出科学的评估。

  3、文秘人员要重视档案知识的学习,最好的办法就是常备一本专业书籍,真正做到边工作、边学习,在工作实践中逐步提高自己的理论水平。

三、做好档案收集工作

  在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料,发现有附件而未及时归档的要催要,同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回,具体可以从以下几点着手:

  1、处理好上级发文。对于上级发文,做完收文登记后,首先应鉴别该文件是否具有保存价值。

  2、处理好本单位自生文件。对于本单位自生文件,应及时将形成该文件的所有资料按照从上到下,依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整,并统一装订成册,初步完成“件”,由零散“页”到集中归整为“件”,到正式整理时装盒为“卷”,初步做好档案入库前的各项准备工作。

四、善于交流,接受新信息,不断促进档案工作做的更好

  要不断总结自己的工作经验,对遇到的困难要多请教上级档案主管部门,或跟同行多交流,接受新信息,比如向电子归档、微机检索过渡,以及使用自动档案柜等。

  档案管理工作具有很强的挑战性,只要我们以高度的职业责任感、较强的敬业精神对待档案管理工作,就一定能促进档案管理向规范化、科学化发展。

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